Como aumentar a produtividade

Existe uma diferença entre trabalhar muito e ser produtivo no trabalho. Estender sua jornada até altas horas todos os dias e passar os finas de semana na empresa não vai aumentar sua produtividade.

Pelo contrário, só vai aumentar sua carga de trabalho e, com certeza, te deixar estressado e cansado, o que só pode te trazer confusão mental, ineficiência, tomadas de decisões erradas, desatenção e dificuldade de memorizar as coisas, cometendo muitos erros. Exatamente com o objetivo de ajudá-lo, trouxemos 3 das mais usadas técnicas de aumento de produtividade usadas por executivos do mundo todo: A Técnica de Pomodoro; a Matriz de Eisenhower e a Metodologia GTD: Getting Things Done.

Técnica de pomodoro – Esta técnica foi inspirada em um daqueles relógios com um despertador que ficam em cozinhas, para alertar sobre o tempo de cozimento dos alimentos. O Método Pomodoro consiste basicamente em dividir seu tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho e 5 de descanso. E a cada 4 blocos desses, isto é, a cada 2 horas, você faz uma pausa de meio hora.

O passo a passo seria o seguinte:

1. Faça a lista de suas tarefas do dia.
2. Ajusta o “timer” para 25 minutos.
3. Comece a fazer sua primeira tarefa.
4. Assim que o timer soar, pare e descanse 5 minutos (tipo comer um lanche ou olhar o Facebook).
5. Recomece a tarefa (se ela não terminou) ou inicie outra.
6. Após 4 despertadas seguidas, descanse meia hora.

Na verdade, caso alguém ligue ou apareça um e-mail ou aviso no celular durante uma tarefa, anote e não interrompa. Aí, dependendo do que for, você pode incluir na lista de tarefas ou resolver rapidamente no intervalo de meia hora (mas sem ocupá-lo por inteiro). O segredo desse método, segundo os especialistas, é evitar que você fique estressado por falta de uma válvula de escape de vez em quando.

Matriz de eisenhower – Sabe como a matriz de Eisenhower vai aumentar a sua produtividade? Te ajudando a decidir que tarefas atacar primeiro e quais deixar para mais tarde. E, para isso, ela usa 2 perguntas: Quais são suas tarefas importantes? Quais são suas tarefas urgentes?

Então você monta uma tabela com 4 quadrados, 2 em cima e 2 embaixo, 4 quadrantes em um quadrado, na verdade. As tarefas que são importantes e urgentes ficam no quadrante superior esquerdo e, é claro, são as que você faz primeiro, suas prioridades. As tarefas que são importantes, mas não são urgentes, ficam no quadrante superior direito. Estas você pode agendar para fazer depois e ficar atento a essa data. Tarefas que não são importantes, mas são urgentes, você pode delegar a alguém e supervisionar os resultados. Já as tarefas que não são nem importantes nem urgentes, simplesmente esqueça e abandone: jogue no lixo.

Metodologia gtd: gettingt things DONE – Desenvolvida por David Allem, esta técnica também segue um passo a passo que, segundo seu autor, descarrega seu HD (Hard Disk, ou Disco Rígido, em português), te deixando despreocupado com as outras atividades enquanto faz as coisas acontecerem:

1. Coletar: faça sua lista de tarefas (você viu isso antes, lá no Pomodoro, lembra?). O objetivo aqui é ficar relaxado sabendo que não vai esquecer de anda.
2. Processar: Você vai classificar suas tarefas em 7 categorias:
   1. Fazer já, pois posso fazer em 2 minutos.
   2. É uma tarefa complexa, então é um Projeto.
   3. Tem uma data? Portanto é um Compromisso.
   4. É delegável? Encaminhe e classifique como Aguardando.
   5. Pode ser feita assim que possível? Fica como Próximas Ações.
   6. Não dá para fazer agora? Faça Algum Dia.
   7. Tarefa absurda? Delete!
3. Organizar: É só colocar as tarefas que sobraram na seguinte ordem de execução: Próximas Tarefas, Aguardando, Algum Dia, Projetos.
4. Executar: Faça as coisas acontecerem!
5. Revisar: Ao final do dia, revise e reclassifique as tarefas e veja se surgiram novas.

Fonte: Agendor